Abrechnungssysteme

Bestell- und Abrechnungssysteme sind für einen reibungslosen Ablauf mit verantwortlich.

Bestell- und Abrechnungssysteme sind bei einer gut funktionierenden Schulverpflegung kaum noch wegzudenken.
Bargeld ist out. Trotzdem entscheidet bei der Wahl des Systems nicht zuletzt der Geldbeutel der Eltern und der Schulträger.
Über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Systeme wird viel diskutiert.

Abrechnungssysteme

Eng verbunden mit Bestellsystemen ist natürlich die Abrechnung der Mittagsverpflegung bei der ebenfalls verschiedene Systeme zur Verfügung stehen:
  • Barzahlung
Hier wird das Essen direkt vor oder nach der Essensausgabe bezahlt. Die Schüler können u.a. kurzfristig entscheiden, ob sie am Essen teilnehmen oder nicht.
Die Organisation und Kalkulation ist hierbei eher schwierig. Gerade bei jüngeren Schülern ist sie nicht empfehlenswert.
  • Rechnungsstellung
Bezahlung nach individueller Rechnungsstellung in der Regel monatlich per Bankeinzug oder Überweisung
  • Abosystem
Das Essen wird von den Eltern für einen bestimmten Zeitraum (monatlich, halbjährlich) abonniert. Zu einem bestimmten Datum im Monat wird ein Festpreis abgebucht. Es erfolgt keine Differenzierung bei Krankheit oder kurzer Abwesenheit. Unflexibel für Eltern und Schüler. Hier wird allerdings eine regelmäßige Essensteilnahme unterstützt und der Anbieter hat eine hohe Planungssicherheit.
  • Essensmarken/ -bons
Die gekauften Essensmarken können bis zu eine bestimmten Uhrzeit an einem Automaten entwertet werden, das löst einen automatischen Bestellvorgang aus. Die Planungssicherheit ist für den Anbieter dadurch hoch.
  • Wertmarkensystem
Die Schüler können Wertmarken in einer bestimmten Höhe kaufen. Je nach Preis des Essens wird dann eine entsprechende Anzahl Wertmarken abgegeben. Vorteil, es wird kein Bargeld benötigt und die Schüler können flexibel entscheiden, ob sie am Essen teilnehmen. Kalkulation und Planung sind hier für den Anbieter erschwert.
  • Kartensystem/ Chipsystem
Auf eine Geldkarte der Banken oder eigenständigen Karten oder sogenannten Key Fops, das sind Schlüsselanhänger mit integriertem Speicherchip, Armbänder oder Armbanduhren wird vorher ein festgelegter Betrag eingezahlt. Die Aufladung erfolgt auf einem Essenskonto oder direkt am Chip/ Karte. Die Schüler müssen ihr Essen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt mit der Karte oder Chip bestellen oder beim Betreten der Mensa registrieren (Aboessen). Die Kosten werden automatisch abgezogen.
  • Magnetkartensystem
Das Essen wird mit der personalisierten Magnetkarte bestellt. Mit der Karte erhalten die Schüler dann auch das Essen. Die Abrechnung erfolgt bargeldlos von einem Konto der Eltern. Das System funktioniert vollautomatisch
  • Biometrisches Bezahlsystem
Hier kann mit dem eigenen Finger ganz ohne mobile Speichermedien bezahlt werden. Auch hier funktioniert das System vollautomatisch.


Bei der Entscheidung für ein System ist es insbesondere ausschlaggebend, welche personellen und zeitlichen Mittel zur Verfügung stehen und wie hoch die Zahl der Essensteilnehmer ist. Je größer die Zahl der Essensteilnehmer, desto günstiger der Preis. Mit entscheidend kann natürlich auch die Art des Verpflegungssystems sein. Trotzdem sollte das Bezahlsystem unabhängig vom Caterer gewählt werden, denn sonst kann der Wechsel des Caterers auch zur Umstellung des Abrechnungssystems führen. Investitionskosten für Automaten und deren Folgekosten sind immer zu berücksichtigen.


Mit dem Bestell- und Zahlsystem können auch weitere Funktionen gekoppelt werden, z.B. Schülerausweis, Bibliotheksverwaltung das Warenwirtschaftssystem der Kantine, Kalkulationen, Speisepläne, Rezepte, Nährwertberechnungen.





marianne.feigenbutz@dlr.rlp.de     www.DLR-Westerwald-Osteifel.rlp.de drucken nach oben